2.3 Overhead, ondersteuning organisatie en bestuur

In het aangepaste Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn vanaf de begroting 2017 voorschriften opgenomen voor het toerekenen van kosten zoals de apparaats- en personeelskosten. Hiermee wordt getracht de financiële vergelijkbaarheid van gemeenten te verbeteren.

Uitgangspunt van de nieuwe voorschriften is dat de kosten zoveel mogelijk direct aan de programma's / taakvelden worden toegerekend. Dit betekent dat alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan een taak die gericht is op de externe klant in het betreffende taakveld geregistreerd moeten worden. De bedrijfskosten die dus niet verbonden zijn aan een dergelijke taak mogen niet toegerekend worden en worden verzameld in het overzicht kosten overhead.

Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Alle functies die dit doel dienen behoren tot de overhead. Het betreffen de zogenaamde PIOFACH-taken (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting) en de taken m.b.t. bestuurszaken, bestuurs- en managementondersteuning in het primaire proces.

De op basis van de definitie bepaalde kosten van overhead in Montferland zijn in onderstaande tabel weergegeven.

Bovenstaande tabel heeft uitsluitend betrekking op de netto lasten van de overhead, inclusief de ondersteuning. De kosten van het bestuur, die ook tot dit programma behoren, zijn hier niet in opgenomen. Zie ter vergelijking ook de tabel in het onderdeel Financiën.

Een gevolg van de stelselwijziging is dat op de programma's / taakvelden niet meer de integrale kosten geregistreerd worden. Tot en met de begroting 2016 werden immers de overheadkosten via een opslag verdeeld aan alle programma's / taakvelden. 

Hierdoor kan per programma / taakveld niet meer de mate van kostendekkendheid vastgesteld worden en kan een dekkingsprobleem ontstaan daar waar geen overheadkosten aan grondexploitaties en investeringen doorberekend zouden kunnen worden.

Er zijn twee uitzonderingen m.b.t. de overhead opgenomen in de regelgeving, namelijk:

1. aan lokale heffingen en leges kan fictief een aandeel in de kosten van overhead opgenomen worden (extra comptabel);

2. aan de grondexploitaties, investeringen en projecten met een (subsidie)bijdrage van derden kan een aandeel in de overheadkosten toegerekend worden (intra-comptabel).

De methodiek van toerekenen is verankerd in de financiële verordening en de toerekening moet consistent zijn (er moet uitgegaan worden van één hoofdregel). Er is door de commissie BBV een aantal methodieken van toerekening uitgewerkt.

In de begroting 2024 is conform de financiële verordening de volgende methodiek toegepast:

De kosten van overhead worden naar rato van de personeelslasten en kosten van inhuur van het betreffende taakveld en de totale personeelslasten en kosten van inhuur van alle taakvelden exclusief bestuur en overhead omgeslagen.

De formule is:

Op basis van deze formule is het overheadpercentage 70%.