Personeel en organisatie
Organisatieontwikkeling
In 2023 zijn we verdergegaan met het onderzoek naar de organisatie-inrichting. Er is duidelijkheid gekomen over welke aanpassingen in de organisatie-inrichting wenselijk waren. Dit heeft geleid tot een nieuwe organisatiestructuur die met ingang van 1 januari 2024 is ingegaan. Twee belangrijke uitgangspunten voor de wijziging waren: beleid en uitvoering dichter bij elkaar brengen, zodat de integraliteit vergroot werd; en de span of control voor leidinggevenden verlagen, zodat er meer aandacht voor de medewerker kan zijn om het eigenaarschap te vergroten. In de nieuwe structuur heeft de organisatie drie domeinen (Sociaal, Ruimte en Bedrijfsvoering & Dienstverlening) met elk een domeinmanager. Elk domein bestaat uit een aantal teams met een teammanager. De drie domeinmanagers samen met de gemeentesecretaris vormen het directieoverleg.
Naast de structuurwijziging is in 2023 ook een start gemaakt met de zachte kant van organisatieontwikkeling. Samen met de organisatie is gewerkt aan ‘de bedoeling’, die richting en houvast geeft aan de manier waarop we met elkaar samenwerken. Hierin staan een vijftal thema’s (Team Montferland, De inwoner centraal, Vertrouwen, Plezier en Lef) die de basis vormen voor de verdere organisatieontwikkeling. In 2024 zal hier verder invulling aan gegeven worden.
Arbeidsmarktkrapte
We kunnen er niet meer omheen: in 2023 was er nog steeds krapte op de arbeidsmarkt. Op de langere termijn zal dit naar verwachting ook een structureel probleem blijven voor met name onze functies in de techniek, ICT en duurzaamheid/klimaattransitie.
In 2023 hebben wij flink geïnvesteerd op verschillende onderdelen van dit thema om zo een aantrekkelijk werkgever te zijn en te blijven. Zo hebben we:
Onze arbeidsvoorwaarden verbeterd door invoering van een vergoeding voor woon-werkverkeer en verhuiskosten;
Voor collega’s die een nieuwe collega aanbrengen een beloning ingevoerd;
Wervingsteksten aantrekkelijker gemaakt;
Werving en het delen van vacatures op diverse media beter ontsloten en zijn we ons unieke “werkgeversmerk” aan het ontwikkelen;
Ons gepresenteerd, samen met andere gemeenten, op beurzen en banenmarkten;
De samenwerking gezocht met andere gemeenten zoals in het startersproject Werken in Gelderland (starters in het ruimtelijke domein) en de “Onverwachte Hoek” en
Zetten we als het echt niet anders kan voor sommige moeilijk vervulbare functies een specifiek wervingsbureau in.
Al deze inspanningen lonen! We blijken nog steeds een aantrekkelijk werkgever zijn! Het is ons gelukt om, op een paar specifieke functies na, als onze vacatures te vervullen! Ook de komende jaren moeten we op dit onderdeel blijven investeren.
Informatiebeveiliging en privacy
Zoals in de begroting 2023 benadrukt, is de mens de zwakste schakel in de keten van informatieveiligheid. Training en awareness hebben in 2023 dan ook veel aandacht gekregen. Alle medewerkers van Montferland hebben een verplichte cursus informatiebeveiliging en een cursus privacy gevolgd. Tevens is het volgen van deze verplichte cursus ingebed in het on-boardingsprogramma. De cursus is positief ontvangen.
Daarnaast is gewerkt aan het doorlopend op orde hebben van basismaatregelen en het vergroten van de weerbaarheid. In 2023 is hiertoe strategisch informatieveiligheidsbeleid vastgesteld door het college, waarna diverse procedures zijn geactualiseerd zoals het opstellen van een calamiteitenplan. Hierdoor zijn we meer 'in control' op diverse relevante werkterreinen.
De gemeente verantwoordt zich elk jaar via de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen zoals Suwinet, WOZ, BRP, DigiD, BAG, BRO en BGT. In 2023 zijn verbeterpunten voor het voorliggende jaar geïmplementeerd, omdat niet werd voldaan aan alle normen van Suwinet en Digi-D. De ENSIA audit over 2023 wordt momenteel nog beoordeeld door de auditor, het is nog niet bekend of er nieuwe verbeterpunten uit zullen voortvloeien. Tevens zijn er diverse procedures en documenten vastgesteld om te voldoen aan de diverse elementen van de Wet Poltiegegevens (WPG). Ook hierover wordt momenteel nog een externe audit uitgevoerd, waardoor er sprake is van een significante verbetering ten opzichte van de vorige audit. Het waarborgen van de betrouwbaarheid van de gemeentelijke informatiesystemen staat centraal. We richten ons op het minimaliseren van schade door het voorkomen van beveiligingsincidenten. Ook in de komende jaren gaat het daarbij om risicobeheersing en niet om het uitsluiten van ieder risico. Het behalen van 100% veiligheid is namelijk onmogelijk.
Accountantscontrole 2022 / 2023 en (verbijzonderde) interne controle
De controle van de jaarrekening 2022 heeft plaatsgevonden in het eerste en tweede kwartaal van 2023 . Deze was voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant.
De controle over het boekjaar 2023 is wederom uitgevoerd door de accountant Baker Tilly. Dit is tevens het laatste jaar van de samenwerking met hen, het contract liep tot met de controle van het boekjaar 2023. In het vierde kwartaal 2023 heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden voor de controlejaren 2024-2027 (en twee verdere optiejaren). De opdracht is inmiddels gegund aan Stolwijk Kelderman. Op 14 maart 2024 heeft de raad hierover een besluit genomen.
Controle Sociaal Domein
De (kwaliteit van de) verantwoordingen van de gecontracteerde zorgaanbieders WMO en Jeugdwet stabiliseert: Waar in 2016 nog 35 zorgaanbieders geen of geen goedkeurende accountantsverklaringen konden overleggen, beperkt zich dit al enige jaren tot slechts enkele aanbieders. Wel zagen we een lichte achteruitgang over het jaar 2021, welke valt te herleiden naar de extra controle-eisen in verband met de Corona-maatregelen.
Circa 99% van de uitgaven van de ruim € 17 miljoen zijn verantwoord. Voor de rechtmatigheidstoets geldt onveranderd dat voor alle zorg waar geen goedkeurende controleverklaring voor is afgegeven (de "kleinere" zorgverstrekkers met een omzet < € 125.000 vallen hier ook onder) deze door de accountant worden aangemerkt als "onzeker" .
De uitvoering van de Persoonsgebonden budgetten (PGB's) ligt bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Door het, van het begin af aan, niet kunnen overleggen van een goedkeurende accountantsverklaring hebben wij ingaande 2022 zelf steekproeven uitgevoerd op de verstrekkingen. Het aandeel "onzeker" is hierdoor aanmerkelijk afgenomen.
Frauderisicobeheersing
De NBA heeft in 2020 aangekondigd dat zij het beleid op de gebieden Fraude en Continuïteit meer concreet en meer zichtbaar tot uitdrukking wil brengen. Dit wordt gedaan met een aanvulling op Controlestandaard 700. De aanvulling in Standaard 700 komt er in hoofdlijnen op neer dat vanaf het boekjaar 2022 de accountant verplicht is om in de controleverklaring specifiek te vermelden welke frauderisico’s zij bij de controle van de jaarrekening hebben geïdentificeerd en welke werkzaamheden onze gemeente ten aanzien van deze risico’s hebben uitgevoerd.
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude (waaronder corruptie) berust bij het college van burgemeester en wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Binnen onze gemeente is er binnen de interne beheersing aandacht voor frauderisico’s en de preventie daarvan: Jaarlijks stellen hiertoe wij een interne frauderisicoanalyse op. Organisatiebreed worden de risico's en beheersmaatregelen geïnventariseerd en geanalyseerd. In 2023 gaat het om 14 activiteiten / processen, waarvan wij de getroffen beheersmaatregelen, voor het minimaliseren van de frauderisico’s, als "voldoende" beoordelen .
Dit laat echter onverlet dat de onderbouwing om de prestatielevering aan te tonen bij de factuurbetalingen beter kan. Dit ondanks de per 2023 ingestelde maatregel (in het proces "factuurbetaling") dat systeemtechnisch wordt afgedwongen dat facturen door twee personen worden gecontroleerd.
Al met al is de conclusie dat de drempel om fraude te plegen redelijk hoog ligt, maar dat er geen 100% garantie is dat zich geen fraudegeval zal kunnen voordoen.
De rechtmatigheidsverklaring door het college van B&W (met ingang van boekjaar 2023)
In deze jaarrekening 2023 nemen we voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording van het college op.
Met de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording geven we de raad ook een completer beeld van begrotingsonrechtmatigheden. Dit omvat niet alleen overschrijdingen van de lasten, waar de accountant zich voorheen alleen op richtte, maar ook lagere lasten en hogere of lagere baten. Dus ook waar we minder hebben uitgegeven of extra inkomsten hebben verkregen. Het doel is meer transparantie en een beter gesprek over rechtmatigheid.
In de rechtmatigheidsverantwoording verantwoorden we onrechtmatige afwijkingen als deze boven een bepaalde grens komen (1% van het totaal aan lasten). Nieuw is dat ook acceptabele afwijkingen van de begroting hierin meelopen, ook al lichten we deze toe in de financiële analyses van hoofdstuk 3.3 en 3.5.
In onze financiële verordening 2023 hebben we met de raad afgesproken dat afwijkingen van de begroting acceptabel zijn als we ze tijdig melden volgens onze financiële verordening. Dit doen we via tussentijdse rapportages. Ook hebben we afgesproken welke soort afwijkingen acceptabel zijn. Concreet: dit is het geval bij afwijkingen waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren alsmede overschrijdingen op open-einde regelingen.
De onrechtmatigheden lichten we toe in deze paragraaf Bedrijfsvoering, waarbij we, conform de afspraken met de raad, een ondergrens hanteren van € 150.000. Ook beschrijven wij welke actie wij ondernemen om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
De accountant controleert niet expliciet op rechtmatigheid, maar beoordeelt wel of de rechtmatigheidsverantwoording waarheidsgetrouw is. Als dit het geval is, heeft dit geen gevolgen voor de accountantsverklaring.
De conclusie van de rechtmatigheidsverklaring in bijlage 3.11 is als volgt (bedragen x € 1.000):
|
Rechtmatigheid
|
Bedrag
|
- Begrotingscriterium, niet acceptabele onrechtmatigheden
|
77
|
|
|
410
|
- Misbruik en Oneigenlijk criterium (M&O)
|
-
|
|
Totaal aan (niet-acceptabele) onrechtmatigheden
|
487
|
Begrotingscriterium
In de rechtmatigheidsverklaring wordt inzichtelijk gemaakt dat het totaalbedrag aan begrotingsonrechtmatigheden € 2.872 mln. bedraagt en dat hiervan € 2.795 als "acceptabel" moet worden beoordeeld Het verschil, dus € 77.000 betreft zes relatief kleine overschrijdingen op kredieten, tot een totaal van € 77.000. Dit bedrag valt onder de rapportagegrens van € 150.000. Overigens voorziet het format van de rechtmatigheidsverantwoording voor de investeringskredieten niet in het melden van onderschrijdingen op de lasten. Op de in 2023 afgeronde investeringskredieten bedraagt deze onderschrijding totaal (dus voordeel) € 1,2 mln.
In de toelichting op het "Overzicht van baten lasten over 2023" (hoofdstuk 3.3) lichten wij, vanuit de invalshoek van rechtmatigheid, alle afwijkingen ten opzichte van de begroting toe. Een verdere inhoudelijke toelichting op de begrotingsafwijkingen wordt weergegeven in hoofdstuk 3.5.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op het naleven van gestelde voorwaarden bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze voorwaarden komen voort uit diverse wet- en regelgeving en hebben onder meer betrekking op aspecten als administratieve bepalingen, duur, normbedragen, bevoegdheden, aanbestedingen, ontvangen subsidies en uitkeringen voor zover deze relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid. In de door het de raad op 18 januari 2024 vastgestelde normenkader voor de jaarrekening 2023 is de relevante externe en interne regelgeving opgenomen. Onrechtmatigheid op dit criterium heeft veelal betrekking op de aanbestedingsrechtmatigheid.
De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Het niet naleven van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Bij drie crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 410.000 . Opdrachten zijn dus onterecht niet Europees aanbesteed. Redenen zijn divers:
- Niet tijdig is onderkend dat over een reeks van jaren (bepalend zijn de uitgaven in de afgelopen vier jaren) zijn opgelopen tot de kritische grens (1 leverancier);
- Een bewuste keuze voor een opdrachtnemer, gelet op zijn specifieke expertise en historische kennis op het werkgebied (1 leverancier);
- Foutieve inschatting aan de voorkant over de uiteindelijk gunningsprijs (1 leverancier).
Bij de eerst genoemde crediteur is inmiddels een Europese aanbesteding afgerond en de onrechtmatigheid eindigt per 1-1-2024. Voor de andere twee geldt dat de opdrachten doorlopen in 2024 en ook hiervoor zal gelden dat het leidt tot onrechtmatigheid in de jaarrekening 2024.
Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium
In 2023 zijn geen bijzonderheden ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd. Wij hebben momenteel geen overkoepelende nota op misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze nota zal in 2024 worden opgesteld.
