2.3 Overhead, ondersteuning organisatie en bestuur

In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn voorschriften opgenomen voor het toerekenen van kosten zoals de apparaats- en personeelskosten. Hiermee wordt getracht de financiële vergelijkbaarheid van gemeenten te verbeteren.

Uitgangspunt van de voorschriften is dat de kosten zoveel mogelijk direct aan de programma's / taakvelden worden toegerekend. Dit betekent dat alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan een taak die gericht is op de externe klant op het betreffende taakveld verantwoord moeten worden. De bedrijfskosten die dus niet verbonden zijn aan een dergelijke taak mogen niet toegerekend worden maar worden verzameld in het overzicht "kosten overhead".

Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Alle functies die dit doel dienen behoren tot de overhead. Het betreffen de zogenaamde PIOFACH-taken (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting) en de taken met betrekking tot bestuurszaken en bestuurs- en managementondersteuning in het primaire proces.

De lasten van de overhead voor de gemeente Montferland zijn in onderstaande tabel weergegeven.

(x € 1.000)

Kosten voor:	2023 (primair)	2023 (na wijziging)	2023 (werkelijk)
Eigen en ingehuurd personeel	-7.425	-10.074	-9.592
ICT	-2.308	-2.618	-2.764
Huisvesting	-1.407	-1.463	-1.528
P&O/HRM	-576	-360	-998
Tractie	-614	-626	-635
Facilitair	-137	-188	-184
Overige	-156	-165	-147
Totaal	-12.623	-15.494	-15.847

 

Sinds de wijzigingen BBV van 2017 worden op de programma's / taakvelden niet meer de integrale kosten geregistreerd. De verdeling vindt plaats op basis van geraamde tijdsbesteding gebaseerd op de werkelijke tijdsbesteding van voorliggende jaren. Voor de investeringen en de grondexploitaties worden de kosten toegerekend op basis van werkelijke tijdsbesteding.

Hierdoor kan per programma / taakveld / taak niet meer de mate van kostendekkendheid vastgesteld worden en kan een dekkingsprobleem ontstaan daar waar geen overheadkosten aan grondexploitatie en investeringen doorberekend zouden kunnen worden.

Er zijn twee uitzonderingen m.b.t. de overhead opgenomen in de regelgeving namelijk:

1. aan lokale heffingen en leges kan fictief een aandeel in de kosten van overhead opgenomen worden (extracomptabel) en
2. aan grondexploitaties, investeringen en projecten met een subsidiebijdrage / bijdrage van derden kan een aandeel in de overheadkosten toegerekend worden (intracomptabel).

De methodiek van toerekenen is verankerd in de financiële verordening. Conform de financiële verordening is de volgende methodiek toegepast:

De kosten van overhead worden naar rato van de personeelslasten en kosten van inhuur van de heffing, leges, grondexploitatie of investering en de totale personeelslasten en kosten van inhuur van alle taakvelden exclusief overhead omgeslagen.

De formule is:

Op basis van bovenstaande formule is dit percentage 84%. Dit percentage is niet het overheadpercentage maar een omslagpercentage over de loonkosten van extern gerichte taken.

Het overheadpercentage, zoals opgenomen bij de indicatoren is voor 2023 16,8%. Dit is de wettelijk voorgeschreven indicator en wordt berekend over de totale lasten (excl. overhead) namelijk: (€ 15.847 mln. / 100.659 mln.) x 100% = 15,7%.

Beide percentages zijn hoger dan voorgaande jaren. Dit wordt deels veroorzaakt door een toename van personeelskosten van de ondersteunende diensten. Voor een deel vertonen de cijfers echter een vertekend beeld. Door de vele personeelswisselingen, al dan niet ingevuld door externe inhuur, zijn veel van deze kosten niet verder verdeeld naar de diverse programma's (dus niet op basis van nacalculatie).