Personeel en organisatie
Organisatieontwikkeling
Op 1 januari 2024 is de nieuwe organisatiestructuur van start gegaan. Deze organisatiestructuur hangt samen met de organisatieontwikkeling die we beogen. We werken vanuit de bedoeling met de thema’s: Team Montferland, De inwoner centraal, Vertrouwen, Lef en Plezier. Het jaar 2025 is benut voor evaluatie van de structuur en de ontwikkeling, wat heeft geleid tot enkele kleine aanpassingen en nieuwe plannen voor de komende jaren. Een leiderschapsprogramma heeft voor een verdere professionalisering van het management gezorgd. Maar ook de andere medewerkers hebben een gevarieerd aanbod aan opleidingen, inspiratiesessies, persoonlijke ontwikkeling en workshops gekregen.
Arbeidsmarktkrapte
We leven in een tijd waarin sprake is van arbeidsmarktkrapte en snelle technologische ontwikkelingen. Om hiermee om te kunnen gaan hebben we in 2025 ingezet op Strategische Personeelsontwikkeling. Hierbij gaat het om het duurzaam inrichten van de organisatie binnen een steeds veranderende omgeving, om zo te kunnen anticiperen op huidige en toekomstige ontwikkelingen en zo effectief mogelijk de personele bezetting te borgen, kwalitatief en kwantitatief. In 2025 zijn hiervoor middelen beschikbaar gesteld en hebben we deze actief ingezet op het gebied van instroom en uitstroom (bijvoorbeeld corporate grandparanting en traineeships), behoud en doorstroom (bijvoorbeeld opleidingen). Met deze middelen lukt het nog steeds bijna 100% van de vacatures ook ingevuld te krijgen en zijn de inhuurkosten teruggebracht van 20% naar 13% eind 2025. Het terugbrengen van de inhuur was ook een doelstelling die aan de organisatie was meegegeven.
Informatiebeveiliging en privacy
Informatiebeveiliging en privacy zijn twee nauw verwante begrippen. Waar informatiebeveiliging betrekking heeft op data in het algemeen, richt privacy zich specifiek op persoonsgegevens. Binnen alle overheidsinstellingen is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) inmiddels een bekende term. Dit normenkader vormt de basis voor beveiligingsmaatregelen die de weerbaarheid van gemeenten moeten vergroten.
Gemeentelijke processen zijn sterk afhankelijk van ondersteunende ICT-systemen en -diensten. Inwoners en ondernemers maken steeds meer gebruik van digitale diensten en verwachten van de overheid dat zij zorgvuldig omgaat met (gevoelige) informatie. Het waarborgen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatiesystemen is essentieel om de betrouwbaarheid, kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverleningsprocessen te garanderen.
Met de komst van de Cyberbeveiligingswet en de AI-Act krijgt informatieveiligheid binnen gemeenten meer aandacht. Daarnaast speelt ENSIA (Eenduidig Normatiek Single Information Audit) een belangrijke rol in de verantwoording over de veiligheid van diverse belangrijke systemen.
In 2025 voldeden wij aan alle normen van Suwinet en Digi-D. Hoewel absolute veiligheid niet bestaat, streven wij naar optimale beveiliging. Dit doen we steeds meer risicogestuurd, wat wil zeggen het in kaart brengen van de grootste risico’s en deze te beleggen bij de juiste verantwoordelijke. De meeste informatiebeveiligingsincidenten worden veroorzaakt door menselijk handelen. Bewuste medewerkers zijn dan ook de beste beveiligingsmaatregel. Een doorlopende bewustwordingscampagne, waaronder nep-phishing mails en een wekelijkse mini-learning voor alle medewerkers, maakt hiervan deel uit.
Voor 2026 besteden we specifieke aandacht aan verantwoord gebruik van AI systemen met inachtneming van de kaders van de AI Act. Daarnaast ligt de focus op leveranciersmanagement, zodat te allen tijde helder is wat de specifieke afspraken zijn met belangrijke leveranciers en partners, indien niet bij de gemeente maar bij de leverancier een incident voordoet.
Accountantscontrole 2025 en (verbijzonderde) interne controle
De controle over het boekjaar 2024 was het eerste jaar van de nieuwe accountant Stolwijk Kelderman . Zij zijn begonnen met een 0-meting (september 2024), gevolgd door de reguliere interimcontrole (november 2024). Hierbij is de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen van de organisatie in kaart gebracht. Het oordeel hierover was positief, hoewel er enkele aandachtspunten zijn voor een verdere optimalisatie. Ook in oktober/november 2025 heeft weer de reguliere interimcontrole plaatsgevonden. De resultaten zijn verwoord in de managementletter 2025 welke is besproken met de Auditcommissie. Stolwijk Kelderman is positief over de kwaliteit van de interne beheersing en ziet de organisatie jaarlijks verdere stappen zetten.
De controle van de jaarrekening 2025 heeft plaatsgevonden in het eerste en tweede kwartaal van 2026. Dit heeft geleid tot een controleverklaring van de accountant.
De ‘rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W’ is vanaf 2023 van kracht. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de verklaring over 2025 verwijzen wij naar de afzonderlijke verantwoording en de toelichting verderop in deze paragraaf Bedrijfsvoering.
Controle Sociaal
De (kwaliteit van de) verantwoordingen van de gecontracteerde zorgaanbieders Wmo en Jeugdwet is sinds de invoering in 2025 jaarlijks toegenomen. Voor de rechtmatigheidstoets geldt onveranderd dat voor alle zorg waar geen goedkeurende controleverklaring voor is afgegeven (de "kleinere" zorgverstrekkers met een omzet < € 200.000 vallen hier ook onder) en waarvoor geen andere maatregelen zijn genomen om vast te stellen dat de zorg is geleverd, deze door de accountant worden aangemerkt als "onzeker". Ook in 2025 hebben wij daarom met diverse cliënten contact opgenomen om zekerheid te krijgen over de prestatielevering. Deze actie heeft geleid tot een aanzienlijke verlaging van de "onzekerheid" in de jaarrekening.
De uitvoering van de Persoonsgebonden budgetten (Pgb's) ligt bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Door het, van het begin af aan, niet kunnen overleggen van een goedkeurende accountantsverklaring hebben wij ook in 2025 zelf steekproeven uitgevoerd op de verstrekkingen. Ook op dit vlak is het aandeel "onzeker" aanmerkelijk afgenomen.
Frauderisicobeheersing
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude (waaronder corruptie) berust bij het college van burgemeester en wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Binnen onze gemeente is er binnen de interne beheersing ruim aandacht voor frauderisico’s en de preventie daarvan: in 2024 hebben wij een frauderisicobeleid vastgesteld. Daarop voortbordurend hebben we in 2025 een frauderisicoinventarisatie uitgevoerd, inclusief een analyse en beoordeling van de getroffen beheersmaatregelen. In 2025 gaat het om 15 activiteiten / processen, waarvan wij de getroffen beheersmaatregelen, voor het minimaliseren van de frauderisico’s, als "voldoende" beoordelen .
Wij besteden aandacht aan functiescheiding. Sinds 2023 is een vaste maatregel dat iedere factuur door twee personen moet worden gecontroleerd. Dit laat echter onverlet dat de onderbouwing om de prestatielevering aan te tonen bij de factuurbetalingen beter kan. Hier zien wij wel verbeteringen. De invoering van de financiële applicatie IFinanciën per 2026 draagt hieraan bij, waardoor we verdere verbeteringen verwachten .
Al met al is de conclusie dat de drempel om fraude te plegen redelijk hoog ligt, maar dat er geen 100% garantie is dat zich geen fraudegeval zal kunnen voordoen.
Integriteitsbeleid
De gemeente beschikt over integriteitsbeleid. De gedragscode en integriteitsprotocol van de gemeenteraad en van college van B&W zijn geactualiseerd en vastgesteld. De herijking van het ambtelijke integriteitsbeleid wordt nu opgepakt.
De rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W
Ingaande de jaarrekening 2023 wordt een rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. De rechtmatigheid betreft het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en Misbruik & Oneigenlijk gebruik-criterium. De accountant controleert niet expliciet op rechtmatigheid, maar beoordeelt wel of de rechtmatigheidsverantwoording waarheidsgetrouw is. Als dit het geval is, heeft dit geen gevolgen voor de accountantsverklaring.
In de rechtmatigheidsverantwoording verantwoorden we onrechtmatige afwijkingen als deze boven een bepaalde grens komen. Op grond van gewijzigde wetgeving in de BBV hebben wij deze grens, ingaande 2025, in de Gewijzigde financiële verordening 2025 aangepast naar 2% van het totaal aan lasten excl. reservemutaties (was 1% van het totaal aan lasten incl. reservemutaties).
De onrechtmatigheden lichten we toe in deze paragraaf Bedrijfsvoering, waarbij we, conform de afspraken met de raad, een ondergrens hanteren van € 150.000. Ook beschrijven wij welke actie wij ondernemen om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
De conclusie van de rechtmatigheidsverantwoording uit hoofdstuk 3.12 is als volgt (bedragen x € 1.000):
|
Rechtmatigheid
|
Bedrag onrechtmatigheden
|
|
|
4.346 |
|
|
1.590 |
- Misbruik en Oneigenlijk criterium (M&O)
|
- |
|
Totaal aan onrechtmatigheden
|
5.936 |
'* Van de begrotingsonrechtmatigheden is het overgrote deel, te weten € 3,351 mln. "acceptabel. Zie de toelichting hierna.
Begrotingscriterium
Door het begrotingscriterium krijgt de raad een completer beeld van begrotingsonrechtmatigheden. Dit omvat niet alleen overschrijdingen van de lasten, waar de accountant zich voorheen alleen op richtte, maar ook lagere lasten en hogere of lagere baten. Dus ook waar we minder hebben uitgegeven of extra inkomsten hebben verkregen. Het doel is meer transparantie over rechtmatigheid.
In de Financiële verordening hebben we met de raad afgesproken dat lastenoverschrijdingen acceptabel zijn als ze voortvloeien uit bestaand beleid, het open-einde posten betreft en/of de overschrijdingen worden gecompenseerd door direct gerelateerde hogere inkomsten. Ook is bepaald dat het melden in deze jaarstukken van de andere afwijkingen (lagere uitgaven, hogere of lagere inkomsten) als "tijdig" moet worden aangemerkt en derhalve rechtmatig zijn .
In de rechtmatigheidsverantwoording (hoofdstuk 3.12) wordt inzichtelijk gemaakt dat het totaalbedrag aan begrotingsonrechtmatigheden € 4,346 mln. bedraagt en dat het grootste deel hiervan (€ 3,351 mln.) als "acceptabel" moet worden beoordeeld en € 0,995 mln. als "niet-acceptabel". In hoofdstuk 3.13 worden de overschrijdingen en een toelichting hierop inzichtelijk gemaakt. Enerzijds betreft het een overschrijding op een achttal kredieten (€ 75k) . Hoewel deze overschrijding relatief gering is hier diverse onderschrijdingeng op kredieten tegenover staan zullen we de komende jaren nog alerter moeten zijn bij de kredietbijstellingen. Het belangrijk deel van de "niet-acceptabele" onrechtmatigheden betreft verder de voorbereidingskosten voor toekomstige grondexploitaties (€ 0,920 mln.). Hoewel in de Financiële verordening is bepaald dat het college van B&W hiervoor een bedrag van € 0,5 mln. aan voorbereidingskosten mag maken, is dit niet geformaliseerd door een raming in de begroting op te nemen en is met de eindejaarswijziging ook geen melding gedaan aan de raad. Ingaande het begrotingsjaar 2026 is dit budget van € 0,5 mln. (evenals een raamkrediet van € 12 mln. voor strategische en proactieve grondaankopen) wel door de gemeenteraad geautoriseerd.
Alle gemaakte kosten worden overigens te zijner tijd ingebracht in de vast te stellen planexploitatie en heeft voorgaande geen financiële consequenties.
Uitdaging voor de organisatie is om alle lasten continue te monitoren en qua raming bij te stellen. Dat lukt steeds beter maar voor een deel ligt dit buiten onze invloedssfeer. Conclusie ten opzichte van de verantwoording 2024 is dat het bedrag aan begrotingsonrechtmatigheden aanzienlijk is gedaald, maar helaas nog niet binnen de grens van 2% van de lasten blijft.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op het naleven van gestelde voorwaarden bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze voorwaarden komen voort uit diverse wet- en regelgeving en hebben onder meer betrekking op aspecten als administratieve bepalingen, duur, normbedragen, bevoegdheden, aanbestedingen, ontvangen subsidies en uitkeringen voor zover deze relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid. In de door het de raad op 18 december 2025 vastgestelde normenkader voor de jaarrekening 2025 is de relevante externe en interne regelgeving opgenomen. Onrechtmatigheid op dit criterium heeft veelal betrekking op de aanbestedingsrechtmatigheid .
a. Aanbestedingen, toets aan de Europese wetgeving
De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Het niet naleven van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Bij negen crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 1,585 mln.* Opdrachten zijn dus onterecht niet Europees aanbesteed. Redenen zijn divers:
*Van een tweetal contracten, te weten de Financiële applicatie en de applicatie t.b.v. omgevingsvergunningen, is de opdrachtwaarde van de gehele contractperiode in dit bedrag verwerkt.
- Niet tijdig is onderkend dat over een reeks van jaren (bepalend zijn de uitgaven in de afgelopen vier jaren) zijn opgelopen tot de kritische grens (2 leveranciers);
- Een bewuste keuze voor een opdrachtnemer, gelet op zijn specifieke expertise en historische kennis op het werkgebied (6 leveranciers). Hieronder valt ook de gunning van een nieuwe financiële applicatie, na het doorlopen van een verkorte aanbestedingsprocedure ("vrijwillige transparantie"). De onrechtmatigheid is besproken in de Auditcommissie;
- Foutieve inschatting aan de voorkant over de uiteindelijk gunningsprijs ( 1 leverancier).
Voor een deel geldt dat de opdrachten doorlopen in 2026 en ook hiervoor zal gelden dat het leidt tot onrechtmatigheid in de jaarrekening 2026. Waar mogelijk hebben we in het proces maatregelen getroffen om onrechtmatigheid te voorkomen. M.n. rond de inhuur van personeel zijn afspraken gemaakt met een bemiddelingsbureau waarmee de kans op foutieve aanbestedingsprocedure aanzienlijk zal afnemen.
b. Aanbestedingen, lokaal inkoopbeleid
Hoewel de bepaling van de aanbestedingsrechtmatigheid de toets aan de Europese grensbedragen betreft schrijft de kadernota rechtmatigheid voor dat over het veelvuldig niet naleven van de gids proportionaliteit gerapporteerd dient te worden in de paragraaf Bedrijfsvoering. Intern hebben wij over ons intern inkoopbeleid gerapporteerd en de conclusie was dat in een zeer beperkt aantal gevallen niet de vereiste aanbestedingsrichtlijnen zijn gevolgd. Concreet: in 2025 zijn 557 inkoopformulieren ingevuld (vereist bij inkopen boven de € 2.000) . Bij 8 inkopen is (bewust) afgeweken van onze interne richtlijnen. Deze uitkomsten hoeven derhalve niet meegenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Overigens is de ondergrens voor het verplicht invullen van een inkoopstartformulier ingaande 2026 verhoogd naar € 5.000.
c. Subsidieverstrekkingen
Met de verbijzonderde Interne Controle is geconstateerd dat niet alle verstrekkingen aan alle vereisten van de Algemene Subsidieverordening wordt voldaan. Het gaat hier om formele onrechtmatigheden (denk hierbij aan het niet respecteren van indienings- en vaststellingstermijnen, zonder financiële consequenties. Volgens de richtlijnen (Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV) tellen deze onvolkomenheden niet mee in de rechtmatigheidsverantwoording van het college.
d. Overig
- Volgens de "Kadernota Rechtmatigheid 2025" van de commissie BBV dienen niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de
wet Fido en bijbehorende Regelingen te worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. In de paragraaf "Financiering" wordt melding gemaakt van een tijdelijke overschrijding van de kasgeldlimiet. Deze overschrijding blijft echter binnen de daarvoor gestelde richtlijnen (maximaal 2 achtereenvolgende kwartalen);
- In 2025 is abusievelijk een te hoog bedrag toegekend voor een uitkering. Deze omissie is achteraf geconstateerd en, gelet op het geheel aan omstandigheden, is besloten het teveel verstrekte bedrag (€5k) niet terug te vorderen;
- Tot slot heeft onze accountant Stolwijk Kelderman ons in 2024 er op gewezen dat bij de Wmo indicaties de identificatie alleen wordt vastgelegd dat het ID is ingezien (in plaats vermelding van soort ID, ID nummer en geldigheidsduur). Onze werkwijze hebben wij aangepast met ingang van juni 2025 . Voor een deel gaat het hier om een formele rechtmatigheidsfout in 2025. Deze constatering heeft geen impact heeft op de hoogte van het bedrag aan onrechtmatigheden.
Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium
In 2025 zijn geen bijzonderheden ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd. In 2024 heeft het college van B&W een overkoepelende nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik vastgesteld.
De Kadernota Rechtmatigheid 2025 schrijft voor dat we in deze paragraaf inzicht geven in de opboekingen van de vorderingen naar aanleiding van de teveel/foutief uitgekeerde PW (ten onrechte genoten). In 2025 is voor een totaalbedrag van € 78.847 ten onrechte aan uitkeringen verstrekt. Deze bedragen zijn/worden teruggevorderd en per 31 december 2025 staat hiervan nog een bedrag van € 24.951 aan vorderingen open.